Markkinoinnin automaation hinta: kun CRM laskuttaa kontaktimäärän mukaan

Kun CRM:ään lisätään markkinoinnin automaatio, kuten uutiskirjeet, lomakkeet, laskeutumissivut ja automaattiset viestisarjat, hinta määräytyy usein markkinointikontaktien määrän mukaan eikä käyttäjien. Hinta nousee portaittain, kun kontaktimäärä ylittää rajan, esimerkiksi 1 000, 2 000 tai 5 000 kontaktia. Pienyrityksen kannalta tärkeintä on tietää, mitkä kontaktit lasketaan maksullisiksi, ja pitää lista siistinä: vanhentuneet ja passiiviset osoitteet maksavat, eikä niille välttämättä edes saa lähettää markkinointia. Tämä opas kuuluu kokonaisuuteen CRM-järjestelmän hinta pienyritykselle.

Mitä markkinointikontakti tarkoittaa

Toimittajat määrittelevät laskutettavan kontaktin eri tavoin. Tavallisia malleja ovat:

Kysy toimittajalta kirjallisesti: lasketaanko kontakti, joka on kieltänyt markkinoinnin? Lasketaanko kontakti, jonka sähköpostiosoite palautuu virheellisenä? Milloin kontaktin voi siirtää ei-markkinoitavaksi, ja laskeeko se hintaa heti vai vasta seuraavalla laskutuskaudella?

Portaat ja niiden vaikutus (havainnollinen)

Kuvitteellinen hinnasto, jonka luvut ovat vain esimerkkejä:

Jos yrityksellä on 1 950 markkinointikontaktia, hinta on 90 € kuussa. Messuilta tuodaan 120 uutta kontaktia, jolloin määrä nousee 2 070:een ja hinta 220 euroon. Yksi tuonti nostaa vuosikustannusta (220 − 90) × 12 = 1 560 €. Portaan ylitys on usein suurempi kustannus kuin käyttäjämaksun korotus.

Jos porras nousee uusittaessa samaan aikaan kuin toimittaja korottaa hintaa, laske yhteisvaikutus uusimiskorotuslaskurilla: syötä nykyinen vuosimaksu, korotusprosentti ja portaan nousu lisäkuluksi.

Lista kuntoon: siivous on sekä säästö että lakivaatimus

Kontaktilistan siivoaminen ei ole vain kustannuskysymys. Tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin se on käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeen, ja sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 200 §:n mukaan kuluttajalle saa lähettää sähköpostimarkkinointia vain ennakkosuostumuksella tai olemassa olevan asiakassuhteen poikkeuksen perusteella. Kontakti, jolle et saa lähettää markkinointia, ei kuulu markkinointilistalle. Säännöt on käyty läpi oppaassa sähköinen suoramarkkinointi ja laki.

Havainnollinen siivousmalli:

1. Poista tai siirrä ei-markkinoitaviksi kontaktit, joiden osoite palautuu pysyvästi.
2. Siirrä ei-markkinoitaviksi kontaktit, jotka ovat kieltäneet markkinoinnin. Kieltotieto säilytetään, jotta viestejä ei lähetetä uudelleen.
3. Tarkista kontaktit, joille ei ole kirjattu suostumusta tai asiakassuhdetta. Jos peruste puuttuu, älä lähetä markkinointia.
4. Määritä, kuinka kauan passiivinen kontakti säilytetään, ja kirjaa periaate tietosuojaselosteeseen.

Esimerkissä 2 070 kontaktista 180 palautuu ja 90 on kieltänyt markkinoinnin. Kun ne siirretään pois markkinointilistalta, määrä on 1 800 ja hinta palaa 90 euroon kuukaudessa.

Lomakkeet, tuonnit ja automaattiset merkinnät

Kontaktimäärä kasvaa usein huomaamatta. Tyypillisiä syitä:

• verkkosivun yhteydenottolomake tallentaa jokaisen lähettäjän markkinointikontaktiksi
• tapahtuma- tai messulistan tuonti merkitsee kaikki markkinoitaviksi
• myyjän sähköpostin synkronointi luo kontaktin jokaisesta vastaanottajasta
• verkkokaupan integraatio siirtää kaikki ostajat, myös ne, jotka eivät ole antaneet suostumusta

Määritä asetuksissa, että uusi kontakti on oletuksena ei-markkinoitava, kunnes peruste on kirjattu. Ratkaisu suojaa sekä budjettia että lainmukaisuutta. Integraatioiden määrityksestä enemmän oppaassa CRM:n integraatiot.

Erillinen uutiskirjetyökalu vai CRM:n automaatio

Vaihtoehto on käyttää erillistä uutiskirjepalvelua ja siirtää CRM:stä vain suostumuksen antaneet. Vertailu:

Pienellä listalla erillinen työkalu voi olla edullisempi, mutta suostumusten ja kieltojen on päivityttävä molempiin suuntiin. Kun kielto kirjataan vain toiseen järjestelmään, toinen jatkaa lähettämistä.

Budjetointi kolmelle vuodelle

Arvioi kontaktimäärän kasvu realistisesti. Havainnollinen esimerkki: lähtötaso 1 500 kontaktia, kasvu 40 % vuodessa ilman siivousta.

Jos lista siivotaan vuosittain ja kasvu rajataan 15 %:iin, määrä on 1 725 ja 1 984, jolloin kaikki vuodet pysyvät 90 euron portaassa: yhteensä 3 240 €. Ero kolmessa vuodessa on 3 120 €. Kirjaa kontaktimaksu kolmen vuoden kustannusarvion kertakuluihin.

Kysymykset toimittajalle ennen tilausta

1. Mikä lasketaan laskutettavaksi kontaktiksi, ja voiko kontaktin merkitä ei-markkinoitavaksi?
2. Milloin hinta nousee seuraavalle portaalle: heti, kuukauden lopussa vai vasta uusittaessa?
3. Laskeeko hinta, jos kontakteja poistetaan, ja milloin?
4. Mitä seuraavat kaksi porrasta maksavat?
5. Sisältyykö lähetysmäärään raja, ja mitä ylitys maksaa?

Pyydä vastaukset kirjallisesti ja liitä ne tarjousvertailuun.

Usein kysytyt kysymykset

Lasketaanko kieltäneet kontaktit hintaan?

Riippuu toimittajasta. Varmista, että kieltäneen kontaktin voi merkitä ei-markkinoitavaksi niin, ettei siitä laskuteta, mutta kieltotieto säilyy.

Voinko poistaa kontaktit ja tuoda ne myöhemmin takaisin?

Teknisesti voi, mutta menetät historian ja kieltotiedot. Ei-markkinoitavaksi merkitseminen on yleensä turvallisempi tapa.

Onko kontaktihinta neuvoteltavissa?

Usein portaita ja vuosisopimuksen hintaa voi neuvotella, erityisesti kun yritys sitoutuu pidempään. Pyydä kirjallinen hinta myös seuraavalle portaalle.

Lähteet

• Finlex – sähköisen viestinnän palveluista annettu laki 917/2014, 24 luku
• Tietosuojavaltuutetun toimisto – säilytysajat ja sähköisen suoramarkkinoinnin valvonta (laki 917/2014, 305 §)
• Kilpailu- ja kuluttajavirasto – kuluttajiin kohdistuvan markkinoinnin valvonta