CRM:n hinta, hinnoittelumallit ja 2026 säännöt
CRM:n hinnoittelumallit: käyttäjähinta, paketit, lisäosat sekä vuosi- vai kuukausilaskutus
Miten CRM-järjestelmät hinnoitellaan – käyttäjäkohtainen ja kiinteä hinta, pakettitasot, lisäosat, vähimmäiskäyttäjät ja vuosilaskutuksen alennus. Laskuesimerkit ja neuvotteluvinkit.
Useimmat pienyrityksille myytävät CRM-järjestelmät hinnoitellaan käyttäjäkohtaisella kuukausimaksulla, joka riippuu valitusta pakettitasosta. Sen päälle tulevat lisäosat, mahdolliset kontaktimaksut ja kertakulut. Hinnoittelumallin ymmärtäminen on tärkeämpää kuin halvimman käyttäjähinnan etsiminen, koska sama käyttäjämäärä voi tulla kalliiksi väärässä paketissa ja edulliseksi oikein rajatussa. Tämä opas käy läpi yleisimmät mallit ja niiden sudenkuopat. Kokonaiskuva on oppaassa CRM-järjestelmän hinta pienyritykselle.
Käyttäjäkohtainen hinnoittelu
Käyttäjäkohtaisessa mallissa jokainen nimetty käyttäjä maksaa saman kuukausimaksun. Malli on helppo budjetoida, mutta siinä on kolme yksityiskohtaa, jotka vaikuttavat laskuun:
- Nimetty vai samanaikainen käyttäjä. Lähes kaikki pilvi-CRM:t laskuttavat nimetyistä käyttäjistä. Osa-aikainen myyjä maksaa siis saman kuin täysipäiväinen.
- Rajatut käyttäjät. Osa järjestelmistä tarjoaa halvempia lukuoikeuksia tai rajattuja rooleja esimerkiksi johdolle tai laskutukselle. Kysy niistä erikseen.
- Vähimmäiskäyttäjämäärä. Ylemmissä paketeissa voi olla vähimmäismäärä, esimerkiksi kolme tai viisi käyttäjää, jolloin kahden hengen yritys maksaa kolmesta.
| Havainnollinen tilanne | Laskelma | Kuukausihinta |
|---|---|---|
| 4 täyttä käyttäjää à 40 € | 4 × 40 € | 160 € |
| 4 täyttä + 2 lukuoikeutta à 10 € | 4 × 40 + 2 × 10 | 180 € |
| Sama, mutta kaikki täysiä käyttäjiä | 6 × 40 € | 240 € |
| Vähimmäismäärä 5, käyttäjiä 3 | 5 × 40 € | 200 € |
Pakettitasot ja ominaisuuksien porrastus
Lähes jokainen CRM myydään portaittain: aloitus-, perus-, ammattilais- ja yritystaso. Ylempi taso avaa ominaisuuksia, kuten automaattiset työnkulut, ennusteet, mukautetut raportit, käyttöoikeusroolit ja rajapinnat. Ratkaiseva kysymys on, mikä yksittäinen toiminto pakottaa ylemmälle tasolle.
Havainnollinen esimerkki: viisi käyttäjää tarvitsee automaattisen muistutuksen tarjouksen seurannasta. Toiminto löytyy vain tasolta, jonka hinta on 65 € käyttäjältä, kun alempi taso maksaa 25 €. Ero on 5 × 40 € × 12 = 2 400 € vuodessa yhden toiminnon vuoksi. Silloin kannattaa selvittää, voiko saman tehdä kalenterimuistutuksella, lisäosalla tai toisella järjestelmätyypillä.
Ominaisuuksien tarve kannattaa kirjata ennen demoja. Apuna on opas CRM-toiminnot ja tarve.
Lisäosat ja käyttöperusteiset maksut
Pakettiin sisältymättömiä ominaisuuksia myydään lisäosina. Tavallisia ovat:
- tarjous- ja sopimustyökalut sähköisellä allekirjoituksella
- puhelin- ja soittointegraatio, puhelujen nauhoitus
- lisätallennustila tiedostoille
- tekoälyyn perustuvat toiminnot, kuten viestiluonnokset tai yhteenvedot
- datan rikastus ja yritystietopalvelut
- lisärajapintakutsut tai integraatioalusta
Osa lisäosista hinnoitellaan käyttäjää kohden, osa kiinteästi ja osa käytön mukaan, esimerkiksi lähetettyjen tekstiviestien, allekirjoitusten tai rajapintakutsujen määrällä. Käyttöperusteinen maksu on vaikein budjetoida, joten pyydä toimittajalta esimerkkilasku omilla volyymeillasi. Kontaktimäärään perustuvasta markkinoinnin hinnoittelusta on oma oppaansa: kontaktimäärään perustuva markkinointihinta.
Kiinteä yrityshinta ja toimialaratkaisut
Osa toimialakohtaisista ja kotimaisista ratkaisuista hinnoitellaan kiinteällä kuukausimaksulla tietylle käyttäjämäärälle tai liikevaihtoluokalle. Malli on ennustettava, mutta tarkista, mitä tapahtuu, kun käyttäjä- tai asiakasmäärä ylittää rajan. Kiinteän hinnan lisäksi voi olla kertaluonteinen aloitusmaksu.
Myös taloushallinto- tai ERP-ohjelman asiakasmoduuli on yksi vaihtoehto. Jos yritys käyttää jo toiminnanohjausjärjestelmää, sen CRM-moduuli voi olla edullinen lisä, mutta myyntiputki ja markkinointi ovat usein suppeampia kuin erillisessä CRM:ssä.
Vuosi- vai kuukausilaskutus
Moni toimittaja antaa alennuksen, kun palvelu maksetaan vuodeksi etukäteen. Alennus vaihtelee; havainnollisesti se voi olla 10–20 %. Laskelma ratkaisee, kannattaako se:
| Havainnollinen vertailu | Kuukausilaskutus | Vuosilaskutus (−15 %) |
|---|---|---|
| Hinta | 50 €/kk/käyttäjä | 42,50 €/kk/käyttäjä |
| 5 käyttäjää vuodessa | 5 × 50 × 12 = 3 000 € | 5 × 42,50 × 12 = 2 550 € |
| Maksu kerralla | 250 €/kk | 2 550 € ennakkoon |
| Käyttäjämäärän pienentäminen | yleensä seuraavasta kuusta | yleensä vasta kauden lopussa |
Säästö on 450 € vuodessa. Jos yrityksessä on kuitenkin todennäköistä, että yksi käyttäjä poistuu puolivälissä vuotta, kuukausilaskutuksella säästetään 6 × 50 € = 300 € takaisin. Silloin vuosilaskutuksen todellinen etu on vain 150 €, ja kassasta lähtee kerralla 2 550 €.
Nyrkkisääntö: käytä kuukausilaskutusta kokeilu- ja käyttöönottovaiheessa ja siirry vuosilaskutukseen, kun käyttäjämäärä on vakiintunut ja järjestelmä on todettu toimivaksi. Varmista samalla, siirtyykö sopimus vuosilaskutuksessa automaattisesti uuteen vuoteen ja millä irtisanomisajalla. Lisää oppaassa CRM:n sopimusehdot.
Hinnankorotukset ja kampanjahinnat
Hinnoittelumalliin kuuluu myös se, miten hinta muuttuu. Tarkista:
- Onko ensimmäisen vuoden hinta kampanja-alennus, joka päättyy uusittaessa.
- Voiko toimittaja muuttaa hinnastoa kesken kauden vai vasta uusittaessa.
- Onko korotukselle katto tai sidottu indeksiin.
- Kuinka paljon ennen uusimista korotuksesta ilmoitetaan.
Korotuksen vaikutuksen saa euroiksi uusimiskorotuslaskurilla, ja neuvotteluun on vinkit oppaassa hinnankorotus uusittaessa.
Neuvotteluvinkit pienyritykselle
- Pyydä hinta kaikista käyttäjätyypeistä, myös rajatuista ja lukuoikeuksista.
- Kysy, saako alemman pakettitason ja yhden lisäosan yhdistelmän, ettei koko tiimiä tarvitse nostaa ylemmälle tasolle.
- Pyydä kirjallinen hinta myös toiselle ja kolmannelle vuodelle tai korotuskatto.
- Varmista, että käyttöönotto- ja koulutushinta on kiinteä tai sille on katto.
- Pyydä hinnat euroina, jos se on mahdollista.
Ilmaistaso ja freemium
Moni CRM tarjoaa pysyvän ilmaistason. Se on hyvä tapa aloittaa, kun ymmärtää sen rajat:
- Käyttäjien, kontaktien, putkien tai tallennustilan määrä on rajattu.
- Automaatio, raportit ja integraatiot puuttuvat tai ovat suppeita.
- Tuki on usein vain itsepalvelua.
- Järjestelmän tuotemerkki voi näkyä lähetetyissä viesteissä ja lomakkeissa.
Ilmaistaso sopii yksinyrittäjälle ja kokeiluun. Ennen kuin sinne tuodaan koko asiakasrekisteri, tarkista kaksi asiaa: saako tiedot vietyä ulos maksutta ja mitä tapahtuu, jos ilmaistason ehdot muuttuvat. Henkilötietojen käsittelysopimus tarvitaan myös ilmaisessa palvelussa, koska käsittely on sama.
Usein kysytyt kysymykset
Kannattaako ostaa ylempi pakettitaso varmuuden vuoksi?
Yleensä ei. Aloita tasolla, joka kattaa pakolliset toiminnot, ja varmista, että tason nostaminen kesken kauden on mahdollista. Tason laskeminen on usein vaikeampaa kuin nostaminen.
Voiko kaikilla käyttäjillä olla eri pakettitaso?
Osassa järjestelmistä voi, osassa koko yrityksen on oltava samalla tasolla. Kysy tätä erikseen, sillä sekataso voi alentaa kustannusta huomattavasti.
Miten vertaan kiinteää ja käyttäjäkohtaista hintaa?
Laske molemmat kolmelle vuodelle samalla käyttäjämäärän kasvuoletuksella. Käytä apuna kolmen vuoden kustannusarviota.
Lähteet
- Kilpailu- ja kuluttajavirasto – kuluttajiin kohdistuvan markkinoinnin ja sopimusehtojen valvonta
- Finlex – laki elinkeinonharjoittajien välisten sopimusehtojen sääntelystä 1062/1993
- Suomen Yrittäjät – yrittäjän sopimus- ja hankintaohjeet jäsenille
- Verohallinto – ohjelmistopalvelun arvonlisävero
