CRM:n hinta, hinnoittelumallit ja 2026 säännöt
CRM-järjestelmän hinta pienyritykselle 2026: mistä kustannus muodostuu
CRM:n hinta on käyttäjämaksu, pakettitaso, lisäosat, kontaktimaksut ja käyttöönotto. Havainnolliset hintahaarukat, laskuesimerkki ja tarkistuslista ennen tarjouspyyntöä.
Pienyrityksen CRM-järjestelmä maksaa havainnollisesti noin 10–180 euroa käyttäjää kohden kuukaudessa ilman arvonlisäveroa, mutta tämä luku on vain osa kokonaisuutta. Lopullinen kustannus koostuu viidestä osasta: käyttäjämaksusta, pakettitasosta, lisäosista, markkinoinnin automaation kontaktimaksuista ja kertaluonteisesta käyttöönotosta. Viiden käyttäjän yrityksellä kolmen vuoden kokonaiskustannus voi esimerkkilaskelmassa vaihdella noin 11 000 eurosta yli 20 000 euroon saman käyttäjämäärän sisällä. Tämä opas kokoaa kustannustekijät ja linkittää osion jokaiseen tarkempaan oppaaseen.
Mistä CRM:n hinta koostuu
CRM (customer relationship management) eli asiakkuudenhallinnan järjestelmä myydään pienyrityksille lähes aina pilvipalveluna, jonka hinta muodostuu tilausmaksusta. Tilausmaksun sisältö vaihtelee kuitenkin paljon.
| Kustannuserä | Mitä se tarkoittaa | Havainnollinen suuruusluokka |
|---|---|---|
| Käyttäjämaksu | Kuukausi- tai vuosimaksu jokaisesta nimetystä käyttäjästä | 10–180 €/kk/käyttäjä tasosta riippuen |
| Pakettitaso | Aloitus-, perus-, ammattilais- ja yritystaso; raportit ja automaatio usein ylemmissä | Seuraava taso voi olla 2–3-kertainen hinta |
| Lisäosat | Esimerkiksi tarjoustyökalu, puhelinintegraatio, lisätallennustila, tekoälytoiminnot | 5–50 €/kk/käyttäjä tai kiinteä kuukausimaksu |
| Kontaktimaksut | Markkinoinnin automaatiossa hinta kasvaa markkinointikontaktien määrän mukaan | Kymmenistä satoihin euroihin kuukaudessa |
| Käyttöönotto | Määritys, tiedonsiirto, integraatiot ja koulutus | Omasta työstä muutamaan tuhanteen euroon |
| Tuki | Perustuki sisältyy usein; nimetty tuki tai kumppanin ylläpito maksaa erikseen | 0–300 €/kk |
Käyttäjämaksu on helpoin vertailla, mutta harvoin ratkaiseva. Hinnoittelumallien erot, kuten käyttäjäkohtainen ja kiinteä hinnoittelu, paketit ja vuosi- vai kuukausilaskutus, on purettu oppaassa CRM:n hinnoittelumallit.
Havainnolliset hintaluokat järjestelmätyypeittäin
Järjestelmätyyppi vaikuttaa hintaan enemmän kuin yksittäinen toimittaja. Seuraavat luokat ovat havainnollisia ja perustuvat siihen, millaisia kokonaisuuksia eri tyyppiset järjestelmät tyypillisesti sisältävät.
- Kevyt CRM tai myyntiputki (noin 10–30 €/kk/käyttäjä): yhteystiedot, myyntiputki, tehtävät ja sähköpostin liittäminen. Sopii pienelle myyntitiimille.
- Keskitason myynti-CRM (noin 30–80 €/kk/käyttäjä): lisäksi raportit, ennusteet, tarjoukset ja automaattiset työnkulut.
- Laaja CRM (noin 80–180 €/kk/käyttäjä): myynti, asiakaspalvelu, markkinointi ja laajat käyttöoikeus- ja raportointiominaisuudet.
- Toimialakohtainen CRM (noin 40–120 €/kk/käyttäjä): valmiit prosessit esimerkiksi urakointiin, välitykseen tai huoltoon.
Kansainvälisiä pilvi-CRM:iä, kuten HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Zoho tai Microsoft Dynamics 365, mainitaan usein esimerkkeinä näistä tuoteryhmistä. Emme vertaa niiden hintoja, koska hinnastot ja pakettisisällöt muuttuvat usein. Toiminnoista ja niiden tarpeellisuudesta kerrotaan oppaassa CRM-toiminnot ja tarve.
Laskuesimerkki: viiden käyttäjän palveluyritys (havainnollinen)
Oletetaan viiden hengen B2B-palveluyritys, jolla on kolme myyjää ja kaksi asiakaspalvelijaa.
| Erä | Laskelma | Kolmen vuoden kustannus |
|---|---|---|
| Käyttäjämaksut | 5 × 45 €/kk × 36 kk | 8 100 € |
| Tarjouslisäosa | 3 × 10 €/kk × 36 kk | 1 080 € |
| Markkinoinnin kontaktimaksu | 60 €/kk × 36 kk | 2 160 € |
| Käyttöönotto ja tiedonsiirto | kertaluonteinen | 2 500 € |
| Kirjanpito-ohjelman integraatio | kertaluonteinen | 1 000 € |
| Yhteensä | 14 840 € |
Vuotta kohden kustannus on noin 4 950 € ja käyttäjää kohden kuukaudessa noin 82 €, vaikka hinnaston käyttäjämaksu oli 45 €. Ero syntyy lisäosista, kontaktimaksuista ja käyttöönotosta. Laskelmaan ei sisälly uusimiskorotusta. Jos hinta nousee toisen ja kolmannen vuoden alussa 7 %, käyttäjämaksut kasvavat noin 8 100 eurosta 8 700 euroon. Korotusten vaikutuksen voi laskea uusimiskorotuslaskurilla.
Oman tilanteen haarukan saat kolmen vuoden kustannusarviolla. Laskentamenetelmä on kuvattu oppaassa CRM:n kokonaiskustannus kolmelle vuodelle.
Hintaan vaikuttavat erityistilanteet
Muutama tekijä muuttaa hintaa enemmän kuin pienyritys yleensä odottaa:
- Markkinoinnin automaatio. Kun yritys alkaa lähettää uutiskirjeitä ja kerätä liidejä verkkosivuilta, moni järjestelmä laskuttaa markkinointikontaktien määrän mukaan. Lista kasvaa usein nopeammin kuin myynti. Katso kontaktimäärään perustuva markkinointihinta.
- Dollarihinta ja ulkomainen myyjä. Euromääräinen kustannus liikkuu valuuttakurssin mukana, ja ALV hoidetaan yleensä käännetyllä verovelvollisuudella. Katso dollarihinnat ja käännetty verovelvollisuus.
- Vuosisopimus ja vähimmäiskäyttäjämäärä. Alennus vuosilaskutuksesta voi olla merkittävä, mutta käyttäjämäärää ei välttämättä voi pienentää kesken kauden.
- Kampanjahinta. Ensimmäisen vuoden alennus päättyy uusittaessa. Katso hinnankorotus uusittaessa.
Lainsäädäntö kuuluu hintaan
CRM on henkilörekisteri. Henkilötietojen käsittelysopimus, tietoturva, rekisteröityjen oikeudet ja markkinointilupien hallinta eivät ole lisäpalveluja vaan perusvaatimuksia. Jos järjestelmä ei tue niitä, ne on hoidettava käsin, mikä on kustannus.
- Tietosuoja-asetus, tietosuojalaki (1050/2018) ja käsittelysopimus: CRM ja tietosuoja.
- Sähköpostilla ja tekstiviestillä tehtävä suoramarkkinointi: sähköinen suoramarkkinointi ja laki.
- Puhelinmyynti kuluttajille ja kieltopalvelut: puhelinmyynti ja kieltopalvelut.
Kassavirta ja kirjaus
CRM-tilaus on pienyritykselle yleensä juokseva kulu, joka kirjataan sen kauden kuluksi, jolta palvelu ostetaan. Vuoden ennakkomaksu näkyy kassassa kerralla, vaikka kulu jaksottuu koko vuodelle. Esimerkissä 5 × 45 € × 12 = 2 700 € lähtee tililtä tammikuussa, kun kuukausilaskutuksella sama summa jakautuu 225 euron eriin. Kertaluonteinen käyttöönottotyö on usein myös kulua, mutta suuremmissa hankkeissa sen käsittely kannattaa sopia tilitoimiston kanssa. Kysy samalla, miten ulkomaisen palvelun käännetty arvonlisävero näkyy kirjanpidossa ja ALV-ilmoituksella.
Ennen tarjouspyyntöä
- Kirjaa käyttäjämäärä nyt ja kolmen vuoden päästä sekä käyttäjätyypit.
- Listaa pakolliset toiminnot ja integraatiot (sähköposti, kalenteri, taloushallinto, verkkolasku, puhelin).
- Arvioi markkinointikontaktien määrä ja kasvu.
- Pyydä hinnat eriteltyinä ja ilman ALV:tä sekä tieto laskutusvaluutasta.
- Kysy uusimiskorotuksen peruste ja automaattisen jatkon ehdot.
Koko lista on CRM-valinnan tarkistuslistassa, ja valintamenetelmä oppaassa Paras CRM pienyritykselle? Näin löydät sopivimman.
Usein kysytyt kysymykset
Onko ilmainen CRM oikeasti ilmainen?
Ilmaistaso on yleensä rajattu käyttäjä-, kontakti- tai toimintomäärältään, ja se on tarkoitettu siirtymään maksulliseen tasoon. Se voi riittää yksinyrittäjälle. Tarkista, mitkä toiminnot puuttuvat ja saako tiedot vietyä ulos maksutta.
Pitääkö CRM:n hinta vertailla ALV:n kanssa vai ilman?
Yritysten hinnastot ilmoitetaan yleensä ilman arvonlisäveroa. Vertaile kaikki tarjoukset samalla perusteella, ja huomioi, että ALV-velvollinen yritys vähentää hankinnan arvonlisäveron.
Mikä on suurin yllättävä kustannus?
Esimerkkilaskelmissa suurimmat yllätykset tulevat yleensä pakettitason noususta, kun tarvittu toiminto löytyy vain ylemmästä paketista, sekä markkinointikontaktien kasvusta.
Lähteet
- Finlex – tietosuojalaki 1050/2018 ja sähköisen viestinnän palveluista annettu laki 917/2014
- Tietosuojavaltuutetun toimisto – henkilötietojen käsittely, käsittelysopimukset ja sähköisen suoramarkkinoinnin valvonta
- Verohallinto – arvonlisävero ja käännetty verovelvollisuus
- Kyberturvallisuuskeskus (Traficom) – evästeohjeistus palveluntarjoajille
