Paras CRM pienyritykselle? Näin löydät sopivimman kuudessa vaiheessa

Kysymykseen "mikä on paras CRM pienyritykselle" ei ole yhtä oikeaa vastausta, ja siksi tällä sivustolla ei ole paremmuusjärjestystä, pisteytettyjä tuotteita eikä arvosteluja. Sopivin CRM on se, joka kattaa yrityksesi pakolliset toiminnot, integroituu käytössä oleviin järjestelmiin, on kolmen vuoden kustannukseltaan budjetissa ja jota myyjät oikeasti käyttävät. Tämä opas antaa kuusivaiheisen menetelmän, jolla löydät sen itse, ja linkittää osion jokaiseen tarkempaan oppaaseen.

Miksi emme julkaise "paras CRM" -listaa

Listat, joissa järjestelmät on pisteytetty, kertovat kirjoittajan painotuksista, eivät sinun tarpeistasi. Viiden hengen urakointiyrityksen ja sadan kontaktin konsulttitoimiston paras ratkaisu on eri. Lisäksi hinnat ja pakettisisällöt muuttuvat niin usein, että vertailu vanhenee nopeasti. Menetelmä ei vanhene: kun tiedät, mitä kysyt ja miten pisteytät, voit arvioida minkä tahansa järjestelmän.

Vaihe 1: Kuvaa myyntiprosessi ja käyttäjät

Kirjaa paperille, miten kauppa etenee nyt: mistä liidit tulevat, kuka ottaa yhteyttä, miten tarjous tehdään, missä vaiheessa lasku lähtee ja miten asiakasta palvellaan kaupan jälkeen. Merkitse jokaiseen vaiheeseen, mitä tietoa tarvitaan ja kuka sen kirjaa.

Laske käyttäjät kolmeen ryhmään: päivittäiset käyttäjät (myyjät), satunnaiset käyttäjät (johto, laskutus) ja vain lukevat. Arvioi määrä myös kolmen vuoden päähän.

Vaihe 2: Erottele vaatimukset ja painotetut kriteerit

Jaa tarpeet kahteen ryhmään:

Ehdottomat vaatimukset: ilman näitä järjestelmää ei valita. Esimerkiksi sähköpostin synkronointi, myyntiputki omilla vaiheilla, käsittelysopimus ja tietojen säilytys EU:ssa tai lainmukainen siirtoperuste, tietojen vienti CSV-muodossa.
Painotetut kriteerit: näitä verrataan pisteillä. Esimerkiksi helppokäyttöisyys, tarjoustyökalu, raportit, integraatio taloushallintoon, suomenkielinen käyttöliittymä ja tuki, hinta.

Toimintojen kartoitukseen on pohja oppaassa CRM-toiminnot ja tarve.

Vaihe 3: Rajaa lyhyt lista järjestelmätyypin mukaan

Valitse ensin järjestelmätyyppi: kevyt myyntiputki, keskitason myynti-CRM, laaja CRM, toimialaratkaisu tai taloushallinto- tai ERP-ohjelman asiakasmoduuli. Tyyppien erot ja havainnolliset hintaluokat ovat vertailusivulla. Valitse tyypin sisältä 2–3 vaihtoehtoa, jotka täyttävät ehdottomat vaatimukset. Useamman vaihtoehdon testaaminen vie pienyritykseltä kohtuuttomasti aikaa.

Vaihe 4: Pisteytä painotetut kriteerit

Anna jokaiselle kriteerille paino (yhteensä 100 %) ja pisteytä vaihtoehdot asteikolla 1–5 vasta kokeilun jälkeen. Havainnollinen esimerkki, jossa vaihtoehdot ovat nimettömiä:

Kriteeri	Paino	Vaihtoehto A	Vaihtoehto B	Vaihtoehto C
Myyjien käytettävyys kokeilussa	30 %	4	3	5
Integraatio taloushallintoon	20 %	5	3	2
Kolmen vuoden kustannus	20 %	3	5	3
Tarjoustyökalu	15 %	4	2	4
Suomenkielinen tuki	15 %	3	4	2
Painotettu tulos	100 %	3,85	3,40	3,40

Laskelma vaihtoehdolle A: 0,30 × 4 + 0,20 × 5 + 0,20 × 3 + 0,15 × 4 + 0,15 × 3 = 1,20 + 1,00 + 0,60 + 0,60 + 0,45 = 3,85. Vaihtoehto B: 0,90 + 0,60 + 1,00 + 0,30 + 0,60 = 3,40. Vaihtoehto C: 1,50 + 0,40 + 0,60 + 0,60 + 0,30 = 3,40.

Pisteet ovat tämän esimerkkiyrityksen omia arvioita, eivät tuotteiden arvosanoja. Kun kahden vaihtoehdon tulos on lähes sama, ratkaise valinta ehdottomilla vaatimuksilla ja sopimusehdoilla, älä pisteiden desimaaleilla.

Vaihe 5: Kokeile omalla datalla

Demo näyttää järjestelmän parhaat puolet valmiilla datalla. Kokeilujaksolla tuodaan 50–100 omaa asiakasta, ajetaan läpi kolme todellista kauppaa ja testataan integraatiot. Myyjien käytettävyysarvio tehdään vasta tämän jälkeen. Ohje kokeilun rakentamiseen on oppaassa CRM:n demo ja kokeilujakso.

Vaihe 6: Laske kolmen vuoden kustannus ja hyöty

Laske jokaiselle jäljelle jääneelle vaihtoehdolle:

kolmen vuoden kokonaiskustannus käyttäjä-, lisäosa-, kontakti- ja kertakuluineen, kustannusarviolaskurilla ja oppaan CRM:n kokonaiskustannus kolmelle vuodelle mukaan
uusimiskorotuksen vaikutus uusimiskorotuslaskurilla
takaisinmaksuaika myyntiajan säästöllä takaisinmaksulaskurilla ja oppaan CRM:n takaisinmaksu myyntiajan säästöllä avulla.

Lopuksi lue sopimusehdot ennen tilausta: automaattinen jatko, irtisanominen, tietojen vienti ja palvelutaso. Katso CRM:n sopimusehdot.

Esimerkit, tiedonsiirto ja käyttöönotto

Valinta ei pääty tilaukseen. Osion muut oppaat käsittelevät, mitä valinnan jälkeen tapahtuu:

CRM-esimerkit yritystyypeittäin – neljä tyypillistä pienyritystä ja niiden ratkaisut
Tiedonsiirto CRM-järjestelmään – datan siivous ja siirto taulukosta tai vanhasta järjestelmästä
CRM:n integraatiot – taloushallinto, verkkolasku, puhelin ja sähköposti
CRM:n käyttöönotto pienyrityksessä – aikataulu ja käyttöönoton varmistaminen

Tyypillisiä valintavirheitä

Valitaan ominaisuuksien määrän perusteella. Pienyritys käyttää harvoin yli puolta laajan järjestelmän toiminnoista.
Johto valitsee, myyjät eivät testaa. Käyttämätön CRM on kallein vaihtoehto.
Hinta katsotaan vain ensimmäiseltä vuodelta. Kampanja-alennus ja kontaktiportaat muuttavat kuvan.
Integraatiot oletetaan. "Integroituu kirjanpitoon" voi tarkoittaa kaikkea täydestä synkronoinnista tiedostovientiin.

Lisää tyypillisiä epäonnistumisia on oppaassa Miksi CRM jää käyttämättä.

Pisteytyksen herkkyys

Painot ovat oma valinta, ja ne vaikuttavat tulokseen. Tarkista, kestääkö päätös pienen muutoksen. Jos esimerkissä kolmen vuoden kustannuksen paino nostetaan 20 %:sta 30 %:iin ja käytettävyyden paino lasketaan 30 %:sta 20 %:iin, tulokset muuttuvat näin:

A: 0,20 × 4 + 0,20 × 5 + 0,30 × 3 + 0,15 × 4 + 0,15 × 3 = 3,75
B: 0,20 × 3 + 0,20 × 3 + 0,30 × 5 + 0,15 × 2 + 0,15 × 4 = 3,60
C: 0,20 × 5 + 0,20 × 2 + 0,30 × 3 + 0,15 × 4 + 0,15 × 2 = 3,20

Vaihtoehto A pysyy edellä, joten valinta on kestävä. Jos järjestys kääntyisi pienellä painomuutoksella, ratkaisu kannattaa tehdä ehdottomien vaatimusten, sopimusehtojen ja myyjien näkemyksen perusteella.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka kauan CRM:n valinta kestää pienyrityksessä?

Viiden hengen yrityksessä tarpeiden kirjaaminen, kahden tai kolmen vaihtoehdon kokeilu ja päätös vievät tyypillisesti muutamasta viikosta pariin kuukauteen sen mukaan, paljonko aikaa siihen varataan. Kesto on arvio, ei tilastotieto.

Kannattaako valita sama järjestelmä kuin kilpailijalla?

Ei sellaisenaan. Kilpailijan valinta kertoo hänen prosessistaan ja budjetistaan. Käytä samaa menetelmää ja omia kriteerejäsi.

Pitäisikö konsultin tehdä valinta?

Pienyrityksessä valinnan voi tehdä itse tällä menetelmällä. Ulkopuolinen apu voi olla hyödyllinen integraatioissa ja tiedonsiirrossa, kun järjestelmä on valittu.

Lähteet

Tietosuojavaltuutetun toimisto – käsittelijän valinta ja käsittelysopimus
Kilpailu- ja kuluttajavirasto – sopimusehdot ja markkinointi
Suomen Yrittäjät – yrittäjän tuki- ja neuvontapalvelut