CRM:n demo ja kokeilujakso: näin testaat järjestelmän omalla datalla

Demo näyttää, mitä järjestelmä osaa; kokeilujakso näyttää, toimiiko se juuri sinun yrityksessäsi. Pienyrityksen kannattaa käyttää molempia: demossa kysytään ehdottomat vaatimukset ja hinnoittelu, ja kokeilussa ajetaan läpi kolme todellista myyntitilannetta omalla datalla ja omilla myyjillä. Hyvin valmisteltu kahden viikon kokeilu kertoo enemmän kuin kymmenen esittelyä. Tämä opas antaa kysymyslistan, testiskenaariot ja arviointipohjan. Valintamenetelmän kokonaisuus on oppaassa Paras CRM pienyritykselle? Näin löydät sopivimman.

Ennen demoa: lähetä kysymykset etukäteen

Lähetä toimittajalle etukäteen lyhyt kuvaus yrityksestä ja ehdottomat vaatimukset. Silloin demo keskittyy olennaiseen. Pyydä vastaukset seuraaviin kirjallisesti:

Hinta ja sopimus

1. Mitkä esittelyssä näytetyt toiminnot kuuluvat mihinkin pakettitasoon?
2. Mitkä ovat lisäosien ja käyttöperusteisten maksujen hinnat?
3. Miten markkinointikontaktit lasketaan?
4. Mikä on sopimuskausi, irtisanomisaika ja jatkuuko sopimus automaattisesti?
5. Miten hinta on muuttunut uusittaessa, ja onko korotuksille katto?

Tietosuoja ja tiedot

1. Missä tiedot säilytetään ja ketkä ovat alikäsittelijät?
2. Missä on käsittelysopimus, ja voiko sen tallentaa?
3. Missä muodossa kaikki tiedot saa vietyä ulos, ja maksaako vienti?

Integraatiot ja tuki

1. Onko valmis liitäntä käyttämäämme taloushallinto-ohjelmaan, ja mitä tietoja se siirtää kumpaankin suuntaan?
2. Millä kielellä ja missä kanavissa tukea saa, ja mitä se maksaa?

Kysymykset löytyvät myös CRM-valinnan tarkistuslistasta.

Demossa: katso omaa prosessia, älä esitystä

Pyydä toimittajaa näyttämään oma myyntiprosessisi eikä valmista esityskäsikirjoitusta. Hyviä pyyntöjä:

• "Näytä, miten myyjä kirjaa puhelun jälkeen seurannan kolmessa klikkauksessa."
• "Näytä, miten tarjous syntyy asiakkaan tiedoista ja mitä sille tapahtuu hyväksynnän jälkeen."
• "Näytä, miten kuluttaja kieltää markkinoinnin ja mitä CRM:ssä silloin tapahtuu."
• "Näytä, miten kaikki tiedot viedään ulos."

Kirjaa demon aikana, mikä näytettiin oikeasti toimivana ja mikä luvattiin tulevaksi ominaisuudeksi. Tulevaisuuden lupauksia ei pidä pisteyttää.

Kokeilujakson valmistelu

Moni pilvi-CRM tarjoaa ilmaisen kokeilujakson, usein 14–30 päivää. Valmistele se ennen aloittamista, jotta aikaa ei kulu asetuksiin.

Tietosuoja kokeilussa: testidata on oikeaa henkilötietoa, joten myös kokeilussa käsittelyyn sovelletaan GDPR:ää. Lue käsittelysopimus ennen tietojen tuontia, tuo vain tarpeellinen ja poista tiedot kokeilun päätyttyä, jos järjestelmää ei valita. Katso CRM ja tietosuoja.

Kolme testiskenaariota

Skenaario 1: uusi liidi kauppaan. Liidi tulee verkkolomakkeelta. Myyjä soittaa, kirjaa tarpeen, tekee tarjouksen ja seuraa sitä. Mittaa, montako vaihetta ja minuuttia kuluu, ja syntyykö muistutus automaattisesti.

Skenaario 2: nykyasiakkaan lisämyynti. Myyjä avaa asiakkaan ennen tapaamista. Näkyvätkö aiemmat viestit, tarjoukset, tilaukset ja avoimet laskut? Taloushallinnon tiedot näkyvät vain, jos integraatio toimii.

Skenaario 3: kielto ja poisto. Kuluttaja ilmoittaa sähköpostilla, ettei halua markkinointia, ja toinen henkilö pyytää tietojensa poistoa. Testaa, estääkö kielto lähetykset ja poistuuko tieto myös integraatioista.

Arviointi kokeilun jälkeen

Pisteytä jokainen kriteeri 1–5 ja kerro painolla. Myyjien käytettävyysarvio kannattaa kerätä nimettömästi ja ennen kuin johto kertoo oman kantansa.

Pisteet ovat havainnollisia. Tulos on vertailukelpoinen vain, jos kaikki vaihtoehdot testataan samoilla skenaarioilla ja painoilla.

Kokeilun sudenkuopat

• Kokeilu alkaa ennen valmistelua, ja puolet ajasta kuluu asetuksiin.
• Kokeilu muuttuu automaattisesti maksulliseksi. Tarkista, pyydetäänkö maksukortti aloitettaessa ja milloin veloitus alkaa. Merkitse päivä kalenteriin.
• Kokeiluversiossa on ylimmän tason ominaisuudet. Tarkista, mitkä testatut toiminnot kuuluvat siihen tasoon, jota aiot ostaa.
• Dataa ei poisteta, kun järjestelmää ei valita.

Päätöksen kirjaaminen

Kirjaa lyhyesti, miksi valinta tehtiin: kriteerit, painot, pisteet, kolmen vuoden kustannus ja sopimusehtojen keskeiset kohdat. Muistio auttaa uusimishetkellä, kun arvioit, toteutuivatko odotukset. Kustannus lasketaan oppaan CRM:n kokonaiskustannus kolmelle vuodelle mukaan, ja kokeilussa käytetty data siirretään lopulliseen järjestelmään oppaan tiedonsiirto CRM-järjestelmään ohjeilla.

Toimittajan taustan tarkistus

Pienyrityksen CRM on usein vuosien sitoumus, joten myös toimittaja kannattaa tarkistaa, ei vain ohjelmistoa. Emme julkaise toimittajien arvosteluja, mutta voit tehdä itse lyhyen taustaselvityksen:

• Kuka sopimuskumppani on: valmistaja, eurooppalainen tytäryhtiö vai suomalainen jälleenmyyjä. Suomalaisen yrityksen perustiedot löytyvät YTJ:stä.
• Referenssit: pyydä yhteystiedot kahteen samankokoiseen asiakkaaseen ja kysy heiltä itse tuesta, käyttöönotosta ja hinnankorotuksista. Toimittajan sivuilla olevat tarinat ovat markkinointia.
• Tuki: millä kielellä, missä kanavissa ja millä vasteajalla tukea saa perustasolla.
• Tietojen sijainti ja alikäsittelijät: luettelo pitäisi löytyä julkisesti tai pyydettäessä.
• Kehityssuunnitelma: pyydä tieto, mitkä demossa luvatut ominaisuudet ovat jo käytössä ja mitkä vasta suunnitteilla.

Kirjaa vastaukset samaan arviointilomakkeeseen, jotta ne vaikuttavat päätökseen eivätkä jää muistinvaraisiksi.

Usein kysytyt kysymykset

Riittääkö pelkkä demo pienyritykselle?

Kevyessä ja edullisessa järjestelmässä kuukauden tilaus voi toimia kokeiluna. Silloinkin skenaariot ja arviointi kannattaa tehdä yhtä huolellisesti.

Voiko kokeilujaksoa pidentää?

Usein toimittaja pidentää kokeilua pyydettäessä, erityisesti jos integraatioiden testaus vie aikaa. Pyydä pidennys ennen kuin jakso päättyy.

Kannattaako kokeilla useaa järjestelmää yhtä aikaa?

Kahta voi, kolmea harvoin. Myyjien aika on rajallinen, ja liian monta rinnakkaista kokeilua heikentää arvioiden laatua.

Mitä teen, jos myyjät ovat eri mieltä kokeilun tuloksesta?

Erimielisyys on hyödyllistä tietoa. Pyydä jokaista kertomaan, missä skenaariossa järjestelmä toimi huonosti, ja tarkista, johtuiko ongelma järjestelmästä vai määrityksestä. Jos syy on määrityksessä, sen voi korjata. Jos syy on käyttöliittymässä, joka hidastaa päivittäistä kirjaamista, se painaa enemmän kuin yksittäinen puuttuva ominaisuus, koska kirjaaminen toistuu joka päivä kaikilla käyttäjillä.

Lähteet

• Tietosuojavaltuutetun toimisto – henkilötietojen käsittely testauksessa ja käsittelysopimukset
• Suomen Yrittäjät – yrittäjän sopimusneuvonta jäsenille
• Finlex – laki elinkeinonharjoittajien välisten sopimusehtojen sääntelystä 1062/1993