Laskelmat, esimerkit ja valintalistat
CRM:n kokonaiskustannus kolmelle vuodelle (TCO): laskentamalli ja esimerkki
Näin lasket CRM-järjestelmän kolmen vuoden kokonaiskustannuksen – käyttäjämaksut, lisäosat, kontaktit, käyttöönotto, oma työ ja korotukset – ja vertaat kahta tarjousta samalla pohjalla.
CRM:n kokonaiskustannus (TCO, total cost of ownership) kannattaa laskea kolmelle vuodelle, koska käyttöönotto, tiedonsiirto ja koulutus painottuvat ensimmäiseen vuoteen ja hinnankorotukset sekä kontaktimäärän kasvu myöhempiin. Kolmen vuoden luku tekee eri hinnoittelumalleilla tehdyistä tarjouksista vertailukelpoisia: halvin kuukausihinta ei ole aina halvin kolmessa vuodessa. Tämä opas antaa laskentamallin, kaksi esimerkkiä ja listan unohtuvista kuluista. Valintamenetelmän kokonaisuus on oppaassa Paras CRM pienyritykselle? Näin löydät sopivimman.
Laskentamalli
Jaa kustannukset neljään ryhmään ja laske jokainen kolmelle vuodelle.
| Ryhmä | Sisältö | Laskutapa |
|---|---|---|
| A. Toistuvat käyttäjämaksut | Käyttäjät × hinta × 12 kk × 3 v, korotukset vuosittain | Vuosi kerrallaan |
| B. Toistuvat muut maksut | Lisäosat, kontaktimaksut, tuki, integraatioalusta | Vuosi kerrallaan |
| C. Kertakulut | Määritys, tiedonsiirto, integraatioiden rakentaminen, koulutus | Ensimmäinen vuosi |
| D. Oma työaika | Projektin vetäjä, datan siivous, testaus, koulutukseen osallistuminen | Tunnit × kokonaistyökustannus |
TCO = A + B + C + D. Arvonlisävero jätetään pois, jos yritys vähentää sen. Jos vähennysoikeus on rajoitettu, laske verolliset luvut.
Ryhmä D jää usein pois, mutta pienyrityksessä se voi olla suurin yksittäinen erä, koska käyttöönoton tekee yrittäjä tai myyjä oman työnsä ohessa.
Esimerkki 1: viiden hengen B2B-myyntiyritys (havainnollinen)
Lähtötiedot: viisi käyttäjää, keskitason myynti-CRM 40 €/kk/käyttäjä, korotus 7 % vuoden 2 ja 3 alussa, tarjouslisäosa kolmelle myyjälle 12 €/kk, kirjanpito-ohjelman integraatio kertamaksuna.
| Erä | Vuosi 1 | Vuosi 2 | Vuosi 3 | Yhteensä |
|---|---|---|---|---|
| A. Käyttäjät (5 × 40 € × 12) | 2 400 € | 2 568 € | 2 748 € | 7 716 € |
| B. Tarjouslisäosa (3 × 12 € × 12) | 432 € | 432 € | 432 € | 1 296 € |
| C. Määritys ja tiedonsiirto | 2 000 € | – | – | 2 000 € |
| C. Integraatio | 1 200 € | – | – | 1 200 € |
| D. Oma työ (40 h × 45 €) | 1 800 € | – | – | 1 800 € |
| D. Ylläpito (10 h/v × 45 €) | – | 450 € | 450 € | 900 € |
| Yhteensä | 7 832 € | 3 450 € | 3 630 € | 14 912 € |
Laskelma: vuosi 2 = 2 400 × 1,07 = 2 568 €; vuosi 3 = 2 568 × 1,07 = 2 747,76 ≈ 2 748 €. Kolmen vuoden kustannus käyttäjää kohden kuukaudessa on 14 912 ÷ 5 ÷ 36 ≈ 83 €, eli kaksinkertainen listahintaan verrattuna. Ensimmäinen vuosi kattaa yli puolet kokonaiskustannuksesta.
Esimerkki 2: kaksi tarjousta rinnakkain (havainnollinen)
Sama yritys saa kaksi tarjousta. Tarjous X on halvempi kuukausihinnaltaan, tarjous Y sisältää enemmän.
| Erä 3 vuodessa | Tarjous X | Tarjous Y |
|---|---|---|
| Käyttäjämaksu | 5 × 30 € × 36 = 5 400 € | 5 × 55 € × 36 = 9 900 € |
| Tarjoustyökalu | lisäosa 3 × 15 € × 36 = 1 620 € | sisältyy |
| Integraatio taloushallintoon | räätälöity 3 000 € | valmis liitäntä 600 € |
| Käyttöönotto | 1 500 € | 1 500 € |
| Kampanja-alennuksen päättyminen | vuodet 2–3 +20 % käyttäjämaksuun: 720 € | ei kampanjaa |
| Yhteensä | 12 240 € | 12 000 € |
Kampanjan vaikutus: X:n käyttäjämaksu vuodessa on 5 × 30 × 12 = 1 800 €; 20 % nousu vuosina 2 ja 3 on 2 × 360 = 720 €. Kun kaikki erät lasketaan, halvemman kuukausihinnan tarjous on kolmessa vuodessa kalliimpi. Ero on pieni, joten valinnan ratkaisevat käytettävyys ja sopimusehdot, mutta laskelma osoittaa, ettei kuukausihinta ole vertailukelpoinen mittari yksinään.
Voit tehdä saman nopeasti kolmen vuoden kustannusarviolla: syötä käyttäjämäärä, käyttäjäkohtainen kolmen vuoden kustannus ja kertakulut.
Unohtuvat kulut
- Rinnakkaiskäyttö: vanha järjestelmä tai taulukko pidetään käytössä siirtymäajan, ja vanhan palvelun tilaus maksaa irtisanomisajan loppuun.
- Kontaktiportaan nousu markkinoinnin automaatiossa. Katso kontaktimäärään perustuva markkinointihinta.
- Valuuttakurssi dollarihintaisissa palveluissa. Katso dollarihinnat ja käännetty verovelvollisuus.
- Lisäkäyttäjät kasvun myötä. Laske vuoden 3 käyttäjämäärä, älä nykyistä.
- Tietojen vienti ja vaihto sopimuksen päättyessä. Tämä kuuluu jo seuraavan järjestelmän kustannuksiin, mutta mahdollinen vientimaksu on syytä tietää. Katso tietojen vienti ja toimittajan vaihto.
- Koulutus uusille työntekijöille henkilöstön vaihtuessa.
Herkkyystarkastelu
Laske TCO kahdella tai kolmella oletuksella: perusoletus, varovainen ja epäsuotuisa. Esimerkissä 1 epäsuotuisa oletus voisi olla 10 %:n korotukset ja kaksi lisäkäyttäjää vuodesta 2 alkaen:
- käyttäjämaksut: vuosi 1 = 2 400 €, vuosi 2 = 7 × 40 × 1,10 × 12 = 3 696 €, vuosi 3 = 3 696 × 1,10 = 4 066 €, yhteensä 10 162 €
- muut erät ennallaan 7 196 €
- TCO yhteensä 17 358 €, eli 16 % perusoletusta enemmän.
Jos epäsuotuisakin luku mahtuu budjettiin, päätös on kestävä. Korotuksen euromääräisen vaikutuksen voi tarkistaa uusimiskorotuslaskurilla.
TCO ja hyöty yhdessä
Kokonaiskustannus kertoo vain puolet. Vertaa sitä hyötyyn, jonka tavallisimmin muodostaa myyjien säästämä aika ja paremmin hoidettu seuranta. Laskentatapa on oppaassa CRM:n takaisinmaksu myyntiajan säästöllä.
Usein kysytyt kysymykset
Miksi kolme vuotta eikä viisi?
Pienyrityksen tarpeet ja CRM-markkina muuttuvat nopeasti, ja moni pienyritys arvioi järjestelmänsä uudelleen muutaman vuoden välein. Kolme vuotta kattaa käyttöönoton ja vähintään kaksi uusimiskertaa. Laajemmissa hankkeissa voi laskea myös viiden vuoden luvun.
Kuuluuko oma työaika TCO:hon, jos palkka maksetaan joka tapauksessa?
Kuuluu, koska aika on pois myynnistä tai muusta työstä. Jos haluat erottaa sen, esitä ulkoiset kulut ja oma työ omina riveinään.
Lasketaanko ALV mukaan?
Arvonlisäverovelvollinen yritys, jolla on täysi vähennysoikeus, laskee ilman veroa. Muut laskevat verolliset hinnat.
Lähteet
- Verohallinto – arvonlisäveron vähennysoikeus
- Suomen Pankki – valuuttakurssit dollarihintaisten palveluiden laskelmiin
- Suomen Yrittäjät – yrittäjän laskenta- ja hankintaohjeet
