Tietojen vienti CRM:stä ja toimittajan vaihto: mitä EU:n datasäädös takaa

CRM:n tiedot ovat yrityksen omaisuutta, mutta niiden saaminen ulos on käytännön kysymys: mitä tietoja vienti kattaa, missä muodossa ja mihin asti käyttöoikeus on voimassa. EU:n datasäädös (asetus (EU) 2023/2854), jota on sovellettu 12.9.2025 alkaen, parantaa pilvipalvelun asiakkaan asemaa: palveluntarjoajan vaihtoon on oikeus enintään kahden kuukauden irtisanomisajalla, siirtymäaika on lähtökohtaisesti enintään 30 päivää, ja vaihtomaksut poistuvat kokonaan 12.1.2027 alkaen. Tämä opas kertoo, mitä vienti käytännössä sisältää ja miten vaihto suunnitellaan. Kokonaisuus on oppaassa Miksi CRM jää käyttämättä.

Mitä CRM:stä yleensä saa ulos

Tieto	Tavallinen vientimuoto	Huomioi
Yritykset ja henkilöt	CSV tai Excel	Yleensä helppo
Kaupat ja myyntiputki	CSV	Vaiheet ja historia voivat jäädä pois
Tehtävät ja muistiinpanot	CSV, joskus rajoitettu	Linkitys asiakkaaseen tunnisteella
Sähköpostihistoria	Usein vain sähköpostipalvelussa	CRM:n kopio ei aina vietävissä
Liitetiedostot	Erillinen lataus	Voi olla työläs
Markkinointisuostumukset ja kiellot	CSV, jos kentät on määritelty	Kriittinen siirtää
Raportit ja automaatiot	Ei yleensä	Rakennetaan uudelleen
Mukautetut kentät	Mukana viennissä, jos tuettu	Tarkista

Testaa täydellinen vienti jo kokeilujaksolla, katso CRM:n demo ja kokeilujakso. Vienti, jota ei ole testattu, on oletus, ei tieto.

EU:n datasäädös pilvipalvelun vaihdossa

Datasäädöksen VI luku koskee tietojenkäsittelypalvelujen, kuten pilvipalveluna tarjottavien ohjelmistojen, vaihtamista. Keskeiset kohdat pienyrityksen kannalta:

Irtisanomisaika vaihtoa varten saa olla enintään kaksi kuukautta. Sopimuksessa on oltava ehdot, joiden mukaan asiakas voi vaihtaa toiseen palveluun tai siirtää tietonsa omaan ympäristöönsä.
Siirtymäaika on enintään 30 kalenteripäivää, jona palveluntarjoaja avustaa vaihdossa ja palvelu toimii. Siirtymäaikaa voidaan tietyin edellytyksin pidentää, jos 30 päivää on teknisesti mahdotonta.
Vaihtomaksut: 12.1.2027 alkaen palveluntarjoaja ei saa periä vaihtomaksuja. Siihen asti maksut saavat olla enintään alennettuja ja vastata suoraan aiheutuvia kustannuksia.
Tietojen vienti: asiakkaan tiedot on voitava viedä jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa.

Säädöksen tarkka sisältö ja soveltamisala: EUR-Lex, asetus (EU) 2023/2854.

Vaihtosuunnitelma vaiheittain

Tarkista sopimus: kauden päättyminen, irtisanomisaika, irtisanomistapa, vientiehdot ja mahdolliset maksut. Katso CRM-sopimuksen ehdot.
Valitse uusi järjestelmä ennen irtisanomista, jotta et jää ilman järjestelmää. Menetelmä: Paras CRM pienyritykselle? Näin löydät sopivimman.
Tee koevienti ja tarkista, että kaikki tarvittavat tiedot ovat mukana.
Irtisano sopimus sovitulla tavalla ja pyydä kirjallinen vahvistus päättymispäivästä.
Tee lopullinen vienti siirtymäaikana, kun vanhaan järjestelmään ei enää kirjata.
Tuo tiedot uuteen järjestelmään ja tarkista ne, katso tiedonsiirto CRM-järjestelmään.
Pyydä vanhalta toimittajalta vahvistus tietojen poistosta käsittelysopimuksen mukaisesti.
Päivitä tietosuojaseloste uuden käsittelijän tiedoilla.

Havainnollinen aikataulu

Ajankohta	Tehtävä
4 kk ennen kauden loppua	Sopimuksen tarkistus ja vaihtoehtojen kartoitus
3 kk ennen	Kokeilu uudessa järjestelmässä, koevienti
2 kk ennen (irtisanomisajan mukaan)	Irtisanominen
Viimeiset 2–4 viikkoa	Lopullinen vienti, tuonti, integraatiot
Kauden päättyessä	Vanha järjestelmä suljetaan, poistovahvistus

Aikataulu on esimerkki. Lyhyempi irtisanomisaika sallii tiiviimmän aikataulun.

Vaihdon kustannukset (havainnollinen)

Laske vaihdolle oma kertakustannus ja lisää se uuden järjestelmän kolmen vuoden laskelmaan:

tiedonsiirto: oma työ 16–32 h tai kumppani 1 400–4 200 €
integraatioiden uudelleenrakentaminen: 0–5 000 € tavasta riippuen
koulutus: 1–2 h käyttäjää kohden
päällekkäinen tilaus siirtymäaikana: esimerkiksi kuukauden maksu molempiin järjestelmiin

Havainnollisesti viiden käyttäjän yrityksellä vaihto voi maksaa noin 3 000–8 000 €. Jos uuden järjestelmän vuosisäästö on 1 000 €, vaihto ei maksa itseään takaisin kolmessa vuodessa pelkillä kustannuksilla; ratkaisevaa on, sopiiko uusi järjestelmä paremmin. Kirjaa luvut kolmen vuoden kustannusarvioon.

Jos vaihdetaan kesken määräaikaisen kauden

Määräaikainen sopimus voi sisältää maksun ennenaikaisesta päättämisestä. Datasäädöksen johdanto-osan mukaan säädös ei estä sopimasta määräaikaisista sopimuksista ja oikeasuhteisista ennenaikaisen päättämisen maksuista, eivätkä ne ole säädöksessä tarkoitettuja vaihtomaksuja. Laske siksi vaihdon kustannukseen myös jäljellä olevan kauden maksut tai sovittu päättämismaksu, ja vertaa sitä uuden järjestelmän hyötyyn.

Tietosuoja vaihdossa

Vanha toimittaja on käsittelijä sopimuksen loppuun asti. Käsittelysopimuksen mukaan sen on palautettava tai poistettava tiedot sopimuksen päättyessä. Uuden toimittajan käsittelysopimuksen on oltava voimassa ennen tietojen tuontia. Siirtotiedostot sisältävät henkilötietoja; säilytä ne suojatusti ja poista ne, kun siirto on tarkistettu. Katso CRM ja tietosuoja.

Vientitiedoston tarkistus

Kun saat vientitiedostot, tarkista ennen vanhan palvelun sulkemista:

Rivimäärät vastaavat järjestelmän lukuja: yritykset, henkilöt, kaupat ja tehtävät.
Tunnisteet ovat mukana, jotta henkilöt, yritykset ja kaupat voidaan yhdistää toisiinsa uudessa järjestelmässä.
Ääkköset näkyvät oikein, eli merkistö on säilynyt.
Päivämäärät ja rahamäärät ovat yksiselitteisessä muodossa.
Markkinointikiellot ja suostumukset ovat mukana omina kenttinään.
Liitetiedostot on ladattu, jos niitä tarvitaan.

Jos jotain puuttuu, pyydä täydentävä vienti siirtymäaikana. Datasäädöksen mukaan palveluntarjoajan on avustettava vaihdossa siirtymäaikana, joten puutteet kannattaa havaita ja ilmoittaa ajoissa kirjallisesti.

Usein kysytyt kysymykset

Saako toimittaja periä maksun tietojen viennistä?

Datasäädöksen mukaan vaihtomaksut poistuvat 12.1.2027 alkaen, ja siihen asti ne saavat vastata vain välittömiä kustannuksia. Tavallinen CSV-vienti on yleensä maksuton jo nyt. Tarkista oma sopimuksesi.

Koskeeko datasäädös myös pientä CRM-toimittajaa?

Säädöksen vaihtoa koskevissa säännöksissä on helpotuksia tietyille palveluille, esimerkiksi räätälöidyille ja testikäytössä oleville palveluille. Tavallisiin pilvi-CRM-palveluihin säännöksiä sovelletaan lähtökohtaisesti. Tarkista soveltamisala säädöstekstistä tai asiantuntijalta.

Mitä jos käyttöoikeus päättyy ennen kuin tiedot on viety?

Pyydä toimittajalta väliaikainen pääsy tai vienti. Ehkäise tilanne tekemällä vienti ennen kauden loppua.

Mitä teen, jos toimittaja ei avusta vaihdossa?

Vaadi kirjallisesti sopimuksen ja datasäädöksen mukaista avustamista ja vientiä, ja kirjaa päivämäärät. Datasäädöksen noudattamista valvovat jäsenvaltion nimeämät viranomaiset, ja säädös mahdollistaa myös sertifioidut riidanratkaisuelimet. Suomessa datan hallinnan ja jakamisen valvonnasta annetun lain (1148/2025, voimassa 1.1.2026 alkaen) 2 §:n mukaan datakoordinaattori ja pääasiallinen valvova viranomainen on Liikenne- ja viestintävirasto Traficom, joka myös sertifioi suomalaiset riidanratkaisuelimet. Kuluttaja-asiamies valvoo kuluttajille annettavia tietoja, ja henkilötietojen osalta valvoja on edelleen tietosuojavaltuutettu. Ohjeet ja yhteydenotto: traficom.fi.

Lähteet

EUR-Lex – datasäädös (EU) 2023/2854, VI luku
Tietosuojavaltuutetun toimisto – käsittelijän velvollisuudet sopimuksen päättyessä
Finlex – oikeustoimilaki, yritysten välisten sopimusehtojen sääntely ja laki datan hallinnan ja jakamisen valvonnasta 1148/2025
Traficom – datasäädöksen valvonta Suomessa