Tiedonsiirto CRM-järjestelmään: taulukosta tai vanhasta CRM:stä ilman sotkua

Tiedonsiirto ratkaisee, alkaako CRM:n käyttö puhtaalta pöydältä vai siirtääkö se vanhat ongelmat uuteen järjestelmään. Pienyrityksessä siirto on yleensä tehtävissä itse: päätä ensin, mitä siirretään, siivoa data taulukossa, tee testisiirto pienellä otoksella ja vasta sitten koko siirto. Suurin virhe on siirtää kaikki varmuuden vuoksi, koska vanhentuneet kontaktit maksavat markkinointikontakteina, heikentävät raportteja ja voivat olla tietosuojan kannalta perusteettomia. Tämä opas käy läpi siirron vaiheet ja työmäärän. Valinnan kokonaisuus on oppaassa Paras CRM pienyritykselle? Näin löydät sopivimman.

Vaihe 1: Päätä, mitä siirretään

Tieto	Siirretäänkö?	Perustelu
Aktiiviset asiakkaat ja yhteyshenkilöt	Kyllä	Ydin
Avoimet kaupat ja tarjoukset	Kyllä	Myynti jatkuu
Kaupat ja tarjoukset viime 2–3 vuodelta	Yleensä kyllä, tiivistettynä	Historia ja raportit
Vanhat liidit ilman yhteyttä vuosiin	Harkiten, usein ei	Peruste säilyttää voi puuttua
Markkinointikiellot	Kyllä, aina	Kieltoa on noudatettava
Suostumukset ja niiden lähde	Kyllä	Markkinoinnin peruste
Liitetiedostot ja sähköpostihistoria	Valikoiden	Työläs ja tallennustilaa vievä
Laskut ja tositteet	Ei CRM:ään	Kuuluvat taloushallintoon

Siirtoon kuluu aikaa sitä enemmän, mitä vanhempaa ja laajempaa historiaa siirretään. Vanha järjestelmä voi jäädä lukutilaan tai tiedot voi viedä arkistoon, jos historiaa tarvitaan vain satunnaisesti. Muista silloin arkiston säilytysajat ja käyttöoikeudet.

Vaihe 2: Vie data ulos ja siivoa se

Vie tiedot vanhasta järjestelmästä tai koosta ne taulukkoon. Siivoa ennen siirtoa:

Kaksoiskappaleet: sama yritys eri kirjoitusasuilla tai sama henkilö kahdella osoitteella. Käytä Y-tunnusta yritysten tunnisteena, kun se on saatavilla.
Vanhentuneet tiedot: henkilöt, jotka ovat vaihtaneet työpaikkaa, ja yritykset, jotka on lopetettu. Yritysten tilan voi tarkistaa YTJ-palvelusta.
Muodot: puhelinnumerot yhtenäiseen muotoon, päivämäärät samaan muotoon, maat ja kunnat yhtenäisinä.
Pakolliset kentät: täydennä tai poista rivit, joista puuttuu vaadittu tieto.
Vapaateksti: tarkista muistiinpanot ja poista asiaankuulumaton henkilökohtainen tieto.
Markkinointiperuste: merkitse jokaiselle kontaktille, onko suostumus, asiakassuhde vai yhteisöasema, ja siirrä kiellot. Katso sähköinen suoramarkkinointi ja laki.

Vaihe 3: Kenttien vastaavuus

Tee taulukko, jossa vanhan järjestelmän kentät on rinnastettu uuden kenttiin. Tyypillisiä ongelmia:

vanhassa järjestelmässä yksi nimi-kenttä, uudessa etu- ja sukunimi erikseen
vapaatekstinä tallennettu tila (esimerkiksi "kuuma liidi") pitää muuttaa valintalistaksi
myyntiputken vaiheet ovat erilaiset, ja jokainen vanha vaihe pitää kohdistaa uuteen
vastuumyyjä on vanhassa järjestelmässä nimi, uudessa käyttäjätunnus

Vaihe 4: Testisiirto

Siirrä ensin 20–50 riviä ja tarkista ne käsin: näkyvätkö yhteyshenkilöt oikean yrityksen alla, ovatko kaupat oikeissa vaiheissa, toimivatko kiellot ja ovatko ääkköset oikein. Merkistövirheet ovat yleinen ongelma, kun taulukko tallennetaan CSV-muotoon väärällä merkistökoodauksella. Tallenna tiedosto UTF-8-muodossa, jos järjestelmä sitä edellyttää.

Vaihe 5: Varsinainen siirto ja tarkistus

Tee varsinainen siirto ajankohtana, jolloin vanhaan järjestelmään ei kirjata uutta tietoa, esimerkiksi viikonloppuna. Tarkista siirron jälkeen:

rivimäärät vastaavat (yritykset, henkilöt, kaupat)
avointen kauppojen yhteisarvo täsmää vanhaan
satunnaisotos 20 asiakasta on tarkistettu käsin
markkinointikiellot ovat voimassa
vanhan järjestelmän käyttöoikeudet on muutettu lukutilaan

Työmääräarvio (havainnollinen)

Tilanne	Siivous	Siirto ja testaus	Yhteensä
Taulukko, 500 kontaktia, ei kauppoja	4–8 h	2–4 h	6–12 h
Vanha CRM, 2 000 kontaktia, kaupat 3 vuodelta	10–20 h	6–12 h	16–32 h
Useita lähteitä, 5 000 kontaktia, liitteitä	25–50 h	15–30 h	40–80 h

Tunnit ovat havainnollisia, eivät tilastotietoa. Jos siirron tekee kumppani, pyydä kiinteä hinta tai katto ja sovi, kuka siivoaa datan. Kumppanin havainnollisella tuntihinnalla 90–130 € taulukon toisen rivin tilanne (16–32 h) maksaa noin 1 400–4 200 €. Kirjaa siirtokustannus kolmen vuoden kustannusarvion kertakuluihin.

Tietosuoja siirrossa

Siirto on henkilötietojen käsittelyä. Huomioi:

Siirtotiedosto sisältää henkilötietoja. Säilytä se suojatusti ja poista, kun siirto on tarkistettu.
Älä lähetä tiedostoa salaamattomana sähköpostin liitteenä kumppanille.
Uudella toimittajalla on oltava käsittelysopimus ennen tietojen tuontia, ja vanhan toimittajan on poistettava tiedot sopimuksen mukaisesti.
Päivitä tietosuojaseloste, kun käsittelijä vaihtuu.

Tarkemmin oppaassa CRM ja tietosuoja. Vanhan järjestelmän sopimuksen päättämisestä ja tietojen viennistä kerrotaan oppaassa tietojen vienti ja toimittajan vaihto.

Siirto ja integraatiot

Jos CRM integroidaan taloushallintoon, päätä, kumpi järjestelmä on asiakastietojen päälähde. Usein asiakasnumero ja laskutustiedot syntyvät taloushallinnossa ja myyntitiedot CRM:ssä. Jos molempiin tuodaan sama asiakaslista erikseen, syntyy kaksoiskappaleita. Katso CRM:n integraatiot.

Vanhan järjestelmän sulkeminen

Kun siirto on tarkistettu, vanha järjestelmä suljetaan hallitusti:

Muuta vanhan järjestelmän käyttöoikeudet lukutilaan heti siirtopäivänä, jotta kukaan ei kirjaa sinne vahingossa.
Ohjaa verkkolomakkeet, sähköpostin synkronointi ja integraatiot uuteen järjestelmään ja poista vanhat liitännät.
Säilytä lopullinen vientitiedosto suojatusti sovitun ajan, esimerkiksi kunnes ensimmäiset viikot uudessa järjestelmässä on todettu toimiviksi.
Irtisano vanha tilaus sopimuksen mukaisesti ja pyydä vahvistus tietojen poistosta.
Poista vanhan järjestelmän tunnukset ja maksutiedot.

Jos vanhan palvelun tilaus jatkuu irtisanomisajan vuoksi vielä kuukausia, käytä aika tarkistuksiin, mutta älä palaa kirjaamaan sinne.

Usein kysytyt kysymykset

Voiko sähköpostihistorian siirtää?

Osittain. Sähköpostin synkronointi tuo usein viestit tietyltä ajalta taaksepäin, mutta koko historiaa ei kannata siirtää. Rajaa synkronointi työasioihin.

Pitääkö vanhat liidit poistaa?

Jos niiden säilyttämiselle ei ole perustetta, kyllä. Jos liidi on ollut yhteydessä hiljattain tai on antanut suostumuksen, sen voi siirtää.

Kuka vastaa, jos siirrossa katoaa tietoa?

Riippuu sopimuksesta. Säilytä alkuperäinen vienti, kunnes siirto on tarkistettu, ja sovi kumppanin vastuu kirjallisesti.

Kuinka kauan vanhaa vientitiedostoa saa säilyttää?

Vain niin kauan kuin se on tarpeen siirron varmistamiseksi. Vientitiedosto on kopio asiakasrekisteristä, ja sitä koskevat samat tietosuojaperiaatteet kuin itse järjestelmää. Sovi säilytysaika etukäteen, säilytä tiedosto salattuna ja poista se, kun siirto on todettu onnistuneeksi.

Lähteet

YTJ – yritys- ja yhteisötietojärjestelmä – yritysten tila ja Y-tunnukset
Tietosuojavaltuutetun toimisto – henkilötietojen käsittely ja tietoturva
Finlex – tietosuojalaki 1050/2018